IT-Projekt-Chaos: Viele Köche verderben den Brei
Das Überleben im digitalen IT-Dschungel
Das Sprichwort „Viele Köche verderben den Brei“ ist vermutlich mehrere Jahrhunderte alt. Hätten die Erfinder damals bereits NAS-Systeme, Netzlaufwerke und Projektordner gekannt, wäre ihre Aussage wohl deutlich drastischer ausgefallen.
Gerade in IT-Projekten zeigt sich immer wieder, dass nicht die Anzahl der Beteiligten über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. Vielmehr ist entscheidend, ob am Ende noch jemand weiß, wo die Dateien gespeichert sind.
Entwickler, Administratoren, Projektleiter, Redakteure sowie Mitarbeiter der Fachabteilungen arbeiten gemeinsam an Projekten. Jeder bringt wertvolles Wissen ein. Leider bringt auch jeder seine eigene Vorstellung von Ordnung mit. Und genau dort beginnt das Abenteuer.
Wenn jeder mit einer anderen Version arbeitet.
Ein Klassiker der modernen Projektarbeit ist die gleichzeitige Existenz mehrerer „aktueller“ Dokumentenversionen, die als parallele Versionen einer Dokumentation existieren.
Während Mitarbeiter A bereits mit der neuesten Fassung arbeitet, verwendet Mitarbeiter B eine Version von letzter Woche. Mitarbeiter C hat die Datei vorsichtshalber lokal gespeichert. Mitarbeiter D hat sie umbenannt und Mitarbeiter E bearbeitet eine Kopie, die er vor drei Monaten per E-Mail erhalten hat.
Es werden mehrfach Änderungen durchgeführt, Entscheidungen basieren auf veralteten Informationen und wichtige Anpassungen verschwinden im digitalen Nirwana.
Die Folgen sind beeindruckend:
- Doppelte Arbeit
- Missverständnisse
- Fehlerhafte Umsetzungen
- Verzögerungen
- Endlose Diskussionen darüber, welche Datei eigentlich die richtige ist
Nach und nach wird aus einem strukturierten Projekt eine Art digitales Überraschungsei: Niemand weiß, was darin enthalten ist, aber jeder hat eine andere Version davon.
Ein NAS-System ist ein digitales Sammelsurium.
In vielen Unternehmen dient eine NAS offiziell als zentrale Ablage für Projektunterlagen. Inoffiziell ist es eine Mischung aus Dachboden, Keller, Altpapiersammlung und archäologischer Ausgrabungsstätte.
Dokumente werden in den unterschiedlichsten Verzeichnissen gespeichert. Neue Ordner entstehen oft spontan und folgen einer hochkomplexen Logik, die meist nur ihr Erfinder versteht. Sofern er sich überhaupt noch daran erinnert.
Bestehende Strukturen werden entweder ignoriert, erweitert oder kreativ interpretiert.
Nach einigen Jahren weiß niemand mehr genau Bescheid.
- Wo Informationen gespeichert wurden
- Welche Ordner noch genutzt werden
- Welche Dateien aktuell sind
- Ob bestimmte Verzeichnisse überhaupt noch jemand öffnen darf
Neue Mitarbeiter merken schnell, dass die Suche nach einer Datei oft mehr Zeit in Anspruch nimmt als deren Bearbeitung.
Fremde Dateien als zusätzliche Störquelle
Es wird besonders spannend, wenn Mitarbeiter Projektordner als allgemeine Müllhalde für digitale Inhalte betrachten.
Plötzlich finden sich dort:
- Screenshots
- Präsentationen
- Notizen
- Testdateien
- PDFs
- Unterlagen anderer Projekte
- Dateien, deren Herkunft niemand erklären kann
Offenbar gilt in manchen Teams die Regel:
Wenn ein Ordner existiert, kann man dort auch etwas hineinspeichern.
Der Zusammenhang zum eigentlichen Projekt ist dabei eher optional.
Mit der Zeit verwandeln sich Projektordner in digitale Wundertüten. Niemand weiß, was sich darin befindet, aber jeder hat irgendwann einmal etwas hineingeworfen.
Wenn Bilder zu einem Suchspiel werden, dann ist das eine spannende Angelegenheit, die nicht nur Kinder fasziniert.
Die Situation wird besonders spektakulär, wenn es um Bilder für Webseiten und digitale Projekte geht.
Ursprünglich existieren dafür saubere Bildordner.
Wenige Monate später enthalten diese:
- Optimierte Webgrafiken
- Originalbilder mit 50 Megabyte Größe
- Screenshots
- Entwürfe
- Bildmaterial anderer Projekte
- Irgendwelche Dateien, die „vorübergehend“ dort abgelegt wurden
Die Dateinamen tragen zur allgemeinen Orientierungslosigkeit bei.
- IMG_4587.jpg
- DSC001245.png
- NeuesBild.jpg
- Screenshot_final.png
- Bild_neu_neu_final.jpg
Niemand erkennt den Inhalt.
Niemand erkennt die Verwendung.
Niemand erkennt das Projekt.
Aber irgendjemand wird schon wissen, wofür die Datei gedacht war.
Wahrscheinlich.
Das Chaos ist vorprogrammiert
Die logische Konsequenz zeigt sich früher oder später in der Dokumentation.
Dort begegnen einem Dateinamen wie diesen:
- Projektplan_final.docx
- Projektplan_final_v2.docx
- Projektplan_final_neu.docx
- Projektplan_final_endgültig.docx
- Projektplan_final_wirklich_endgültig.docx
Und falls das Projekt besonders erfolgreich läuft, was ja durchaus möglich ist,
- Projektplan_final_wirklich_endgültig_NEU.docx
Spätestens dann weiß jeder, dass die Kontrolle längst verloren gegangen ist.
Niemand kann mit Sicherheit sagen, welche Datei aktuell ist. Trotzdem arbeiten alle damit weiter. Irgendetwas wird schon stimmen.
Niemand weiß mehr, wo etwas gespeichert wurde
Irgendwann erreicht das Projekt die höchste Stufe der digitalen Reife:
Es existieren unzählige Dateien, aber niemand weiß mehr, wo sie liegen.
Mitarbeiter speichern Informationen dort, wo sie gerade Platz finden oder wo sie glauben, sie später selbst wiederzufinden.
Das Problem ist nur:
Alle anderen kennen diese Logik nicht.
Dadurch entsteht eine faszinierende Situation, in der niemand mehr beantworten kann:
- Zu welchem Projekt die Datei gehört
- Wo die aktuelle Version liegt
- Wer sie zuletzt bearbeitet hat
- Ob sie überhaupt noch gültig ist
Das Wissen ist vorhanden.
Man findet es nur nicht.
Fehlende Verantwortlichkeiten führen zum Kontrollverlust
Die eigentliche Ursache des Chaos ist selten die Technik.
Die Ursache sitzt meistens direkt vor dem Bildschirm.
In vielen Projekten darf jeder speichern, verschieben, kopieren, umbenennen und neue Ordner anlegen.
Das Ergebnis ähnelt einer Wohngemeinschaft mit zwanzig Bewohnern, aber ohne Putzplan.
Jeder räumt etwas um.
Jeder hinterlässt etwas.
Niemand fühlt sich verantwortlich.
Und alle wundern sich über das Durcheinander.
Für jedes Projekt sollte deshalb eine verantwortliche Person festgelegt werden, die die Ablagestruktur verwaltet und überwacht.
Idealerweise entscheidet nur diese Person, wo Dokumente, Bilder und Projektdateien gespeichert werden.
Andere Teammitglieder liefern Inhalte zu und halten sich an die festgelegten Regeln.
Das klingt vielleicht langweilig.
Funktioniert aber erstaunlich gut.
Eine einfache Grundregel lautet:
Nicht jeder speichert dort, wo er es für richtig hält, sondern dort, wo es für das Projekt vorgesehen ist.
Kommunikation allein reicht nicht aus
Viele Unternehmen reagieren auf das entstehende Chaos mit zusätzlichen Meetings.
Wenn das nicht hilft, folgen weitere Meetings.
Danach werden E-Mails verschickt, Chatgruppen gegründet und Workshops organisiert.
Das Ergebnis bleibt oft unverändert:
Das Chaos ist jetzt lediglich besser kommuniziert.
Mehr Kommunikation ersetzt keine Ordnung.
Wenn Informationen an fünf verschiedenen Orten liegen, hilft auch die sechste Besprechung nicht weiter.
Klare Regeln schaffen Übersicht
Erfolgreiche Projekte benötigen keine kreativen Ablageexperimente, sondern klare Standards:
- Einheitliche Ordnerstrukturen
- Klare Benennungsregeln
- Zentrale Dokumentenablagen
- Versionskontrolle
- Definierte Verantwortlichkeiten
- Regelmäßige Bereinigung alter Datenbestände
Informationen gehören nicht auf persönliche Laufwerke, in private Ordner oder in irgendwelche NAS-Unterverzeichnisse, die nur ihr Erfinder kennt.
Nur wenn alle Beteiligten auf dieselbe Datenbasis zugreifen, kann Zusammenarbeit tatsächlich funktionieren.
Fazit
Viele Mitarbeiter können ein Projekt bereichern.
Viele Mitarbeiter mit uneingeschränkten Schreibrechten auf dieselbe NAS können dagegen ein erstaunlich effizientes Chaos erzeugen.
Wahllos gespeicherte Dateien, unstrukturierte Ordner, fremde Inhalte in Projektverzeichnissen, kryptische Dateinamen und unzählige Versionsstände sorgen dafür, dass niemand mehr den Überblick behält.
- Arbeitszeit geht verloren.
- Fehler häufen sich.
- Die Produktivität sinkt.
Und irgendwann stellt jemand in einer Besprechung die berühmte Frage:
„Hat eigentlich jemand die aktuelle Version?“
Darauf folgt meist betretenes Schweigen.
Das alte Sprichwort trifft daher auch im digitalen Zeitalter ins Schwarze:
Viele Köche verderben den Brei – in der IT speichern sie ihn zusätzlich noch in sieben Ordnern, versehen ihn mit fünf verschiedenen Versionsnummern und vergessen anschließend, wo sie ihn abgelegt haben.
